¿Qué es?
Para comprender mejor es conveniente comenzar definiendo qué es un expediente para luego adentrarnos en el expediente electrónico y sus particularidades.
Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico. Una definición más formal sería “... la serie ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado.”
¿Cómo funciona?
El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles.
Fuentes:
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